Компания*

Компания — производитель товара национального бренда (название не разглашается в соответствии с условиями NDA*).

*NDA – (англ. Non—disclosure agreement) — соглашение, в котором стороны договариваются о неразглашении конфиденциальной информации. В нём прописывают, какую конкретно информацию нельзя сообщать третьим лицам.

→ Описание проекта:

HR-процессы – решение на базе системы Directum, предназначенное для цифровизации кадровых процессов и перевода кадрового документооборота в электронный вид с соблюдением юридической значимости.

Законодательство в сфере трудовых отношений претерпевает изменения – прослеживается устойчивый тренд к цифровизации. Так, в мае 2020 года начался Эксперимент Минтруда по переводу кадровых документов в электронный вид, и так же появился ряд законопроектов, предусматривающих новые способы обмена информацией между работодателем и работником:

1. Федеральный закон от 24 апреля 2020 г. N 122- ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»
2. Законопроект № 967986-7 О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (где вводится понятие юридически значимых сообщений)
3. Законопроект № 973264-7 О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной и удаленной работы

Компания Directum разработала решение HR-процессы в соответствии с требованиями 122-ФЗ и на правах участника эксперимента проверяет решение в «боевых условиях» сотрудниками.

У ООО «Финансовые технологии» есть опыт адаптации и внедрения решения HR-процессы под требования конкретного Заказчика. Адаптированное решение имеет расширенные универсальные функциональные возможности, позволяющие тиражировать решение на различных предприятиях.

Специалисты ООО «Финансовые технологии» обладают методологическими знаниями и компетенциями в сфере управления персоналом, организации ЭДО кадровых документов, автоматизации учетных функций в кадровых процессах.

→ Бизнес-эффект:

• HR-процессы в компании ускоряются за счет их автоматизации;
• HR-процессы становятся прозрачными на каждом этапе их жизненного цикла, что облегчает контроль за ними;
• Компания экономит на печати, хранении и транспортировке бумажных документов за счет перевода в электронный вид;
• Снижаются трудозатраты на прием, перевод, увольнение сотрудников;
• Сокращается трудоемкость формирования комплектов документов при приеме сотрудника на работу (автоматическое формирование пакета документов по данным из резюме и анкеты);
• Ускоряется поиск кадровых документов по работнику.

→ Автоматизируемые бизнес-процессы:

1. Работа с кандидатами:

• Организация поиска и подбора кандидатов.
• Организация собеседования и оценки кандидата.
• Формирование шаблона отчета по кандидату по результатам проведенных с ним встреч.
• Выбор кандидатов по результатам собеседований.
• Утверждение кандидата руководителем высшего звена.

Расширенные функциональные возможности:

• формирование и согласование заявки на подбор кандидата;
• автоматическая выгрузка заявки на сайт компании;
• автоматическое формирование резюме кандидатов на основании данных, полученных с сайта компании;
• настройка регламента согласования кандидатов с автоматической отправкой расширенной анкеты для заполнения на почту кандидата и приглашения на собеседование;
• формирование и ведение банка резюме кандидатов.

2. Прием работника:

• Автоформирование комплекта документов для приема нового работника: согласие          на обработку персональных данных, соглашение об электронном взаимодействии, трудовой договор, приказ о приеме на работу.
• Организация выхода нового работника: подготовка рабочего места, создание учетной записи, ввод данных для расчета зарплаты, выдача работнику ЭП.
• Подписание трудового договора в электронном виде ЭП.

Расширенные функциональные возможности:

• автоматическое формирование пакета документов по шаблонам компании с возможность настройки пунктов трудового договора;
• настройка регламента согласования трудоустройства в соответствии со спецификой работы компании;
• ознакомление сотрудника с нормативными документами в соответствии с подразделением и          должностью, формирование листа ознакомления с ЛНА;
• включение сотрудника в план обучения;
• автоматическое формирование карточки сотрудника и учетной записи для него;
• интеграция с учетной системой: формирование карточки сотрудника и проведение документов по его трудоустройству.

1. Работа с кандидатами:

• Формирование, согласование и утверждение заявления на перевод.
• Подписание заявления на перевод работником ЭП.
• Подписание дополнительного соглашения к трудовому договору.
• Организация перевода на другую должность или в другое структурное подразделение: организация нового рабочего места, изменение прав доступа для учетной записи, изменение данных для расчета зарплаты, передача дел работника другому исполнителю.

Расширенные функциональные возможности:

• настройка регламента согласования перемещения в соответствии со спецификой работы компании;
• согласование изменений штатного расписания: новое подразделение, новая должность, количество штатных единиц с последующей интеграцией в учетную систему;
• согласование изменения тарифной ставки / оклада, премии и других начислений сотрудников, формирование приказов и дополнительных соглашений по шаблонам компании с последующей интеграцией в учетную систему;
• интеграция данных о кадровом перемещении сотрудника в учетную систему компании.

2. Прием работника:

• Формирование, согласование и утверждение заявления на увольнение.
• Подписание заявления на увольнение работником ЭП.
• Организация увольнения работника: обходной лист, прием рабочего места, закрытие прав доступа для учетной записи, произведение окончательного расчета с работником, передача дел работника другому исполнителю.

Расширенные функциональные возможности:

• настройка регламента согласования увольнения в соответствии со спецификой работы компании;
• автоматически удаление учетной записи сотрудника после увольнения и назначение замещающего;
• организация увольнения сотрудника по одному или нескольким трудовым договорам, в случае совместительства, в рамках одного регламента согласования с последующей интеграцией в учетную систему;
• организация увольнения сотрудников по собственному желанию и по инициативе работодателя с формированием актов о нарушениях по шаблонам компании;
• интеграция данных об увольнении сотрудника в учетную систему компании.

1. Планирование отпусков на следующий год:

• Планирование отпусков сотрудниками.
• Согласование дат отпуска руководителями подразделений.
• Проверка пересечений отпусков сотрудников подразделения.
• Формирование и подписание сводного графика отпусков.
• Автоматическое планирование отпусков по истечению срока задания на планирование.
• Планирование отпусков для новых сотрудников в течение года.
• Поддержка платежного календаря для начисления отпускных.

2. Предоставление сотруднику отпуска по графику:

• Автоматическая рассылка уведомлений о приближающемся отпуске.
• Подписание уведомления о приближающемся отпуске ЭП.
• Организация выхода сотрудника в отпуск: начисление отпускных, передача дел замещающему.

3. Перенос отпуска:

• Согласование параметров переноса дат отпуска.
• Формирование, согласование и утверждение заявления о переносе отпуска по шаблону.
• Подписание заявления на перенос отпуска ЭП.
• Организация переноса отпуска сотрудника: формирование, утверждение приказа на перенос отпуска, ознакомление с приказом.

4. Отзыв из отпуска:

• Согласование параметров отзыва из отпуска.
• Формирование, согласование и утверждение заявления (согласия) на отзыв из отпуска по шаблону.
• Подписание заявления (согласия) на отзыв из отпуска ЭП.
• Организация отзыва из отпуска сотрудника: формирование, утверждение приказа на отзыв из отпуска, ознакомление с приказом.

5. Отпуска, не связанные с графиком отпусков/отгулы:

• Согласование параметров отпуска/отгула.
• Формирование, согласование и утверждение заявления о предоставлении отпуска/отгула по шаблону.
• Подписание заявления о предоставлении отпуска ЭП.
• Организация выхода сотрудника в отпуск: формирование, утверждение приказа на перенос отпуска, ознакомление с приказом, начисление отпускных, передача дел замещающему.

6. Формирование отчетов:

• График с пересечениями отпусков по организации в целом или подразделениям.
• Актуальное состояние отпусков (история изменений запланированных отпусков по графику).

Расширенные функциональные возможности:

• учет количества дней отпуска по сотрудникам;
• согласования дат отпуска не только в соответствии с организационной структурой, но и управленческой;
• создание ограничений по периодам на даты отпуска сотрудников подразделений;
• настройка регламентов согласования в соответствии с регламентирующими документами компании;
• формирование плановых и фактических отпусков, а также заявлений и приказов по шаблонам компании;
• интеграция с учетной системой компании для проведения отпусков сотрудников.

1. Ознакомление сотрудников с кадровыми приказами:

• Рассылка приказов на ознакомление;
• Подписание приказов и ЛНА сотрудником с проставлением ЭП;
• Формирование листа ознакомления.

2. Создание прочих кадровых заявлений:

• Формирование, подписание и рассмотрение прочих заявлений;
• Возможность настройки различных видов кадровых заявлений;
• Настройка регламентов для согласования прочих кадровых заявлений.

Пример кадровых заявлений и приказов:

• на материальную помощь;
• на аванс;
• на единовременное пособие;
• на учебный отпуск;
• на компенсацию отпуска за дополнительные дни отпуска;
• на отпуск по уходу за ребенком;
• на ежемесячное пособие;
• на налоговый вычет.

Также реализована интеграция с учетной системой при подписании приказа ЭП по заявлениям.