Лидеа Рус — Lidea

Lidea — европейская семеноводческая компания, которая занимает одну из лидирующих позиций на международном рынке. Работая в непосредственной близости от нашей экосистемы, компания создает не просто семена. Lidea предлагает аграриям высокорентабельные, индивидуальные, устойчивые решения для успешного возделывания сельскохозяйственных культур, присутствующих в севообороте в течение всего года.
ООО «Танаис» — это завод по производству семян масличных культур, включая подсолнечник, кукурузу, сорго, рапс, в г. Павловск Воронежской области.

→ Описание проекта:

До автоматизации все документы компании хранились неструктурированно на общедоступном сетевом диске. Как следствие, возникали трудности с замещением сотрудников, разграничением прав доступа к информации, невозможно было отследить историю работы с документами. В качестве инструмента согласования использовалась электронная почта, поэтому сам процесс был непрозрачным для руководства. Дополнительные трудности возникали из-за удаленности компаний. максимальное сокращение ручного труда сотрудников, автоматизация рутинных операций, сокращение влияния человеческого фактора.

Руководство «ЛидеаРус» и «Танаис» приняло решение организовать единое информационное пространство для хранения и обмена документами на базе ECM-системы. Необходимо было упростить и ускорить согласование документов, исключить их утерю, а также повысить исполнительность за счет всестороннего контроля над процессами. 
При выборе системы в пользу Directum RX говорили масштабируемость и гибкость платформы, большая база готовых решений, и приемлемая стоимость.

→ Цели и задачи:

• обеспечить единое структурированное информационное пространство;
• повысить внутреннюю безопасность работы с документами;
• разработать механизмы взаимодействия между сотрудниками компании в процессе работы над документацией с четкой регламентацией сроков исполнения
поставленных задач;
• автоматизировать работу с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документаций, служебными записками и доверенностями;
• упростить, ускорить и регламентировать бизнес-процессы по созданию и согласованию договорных документов.

Делопроизводство 
С помощью модуля Делопроизводство была автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, а также процессы согласования
организационно-распорядительных документов, работа с заявками. Для каждого из них был разработан свой типовой маршрут, который позволяет по заложенной логике, автоматически генерировать задания исполнителям, менять стадии жизненного цикла согласуемых документов.

Управление договорами 
Процесс согласования договоров в компании был оптимизирован и стандартизован с помощью модуля Договоры, что позволило выработать алгоритмы согласования для всех договоров компании. На основании составленных правил и зависимостей были разработаны типовые маршруты согласования для каждого подразделения в зависимости от специфики.

Работа из любой точки мира
Система Directum RX была развернута в облаке, поэтому с документами и задачами теперь можно работать не только в офисе, но и удаленно. Для доступа к системе 24/7 у сотрудников также есть мобильное приложение Directum Jazz.

→ Результаты проекта:

Существенный объем работы с документами в компаниях Лидеа и Танаис перешел в электронный формат. С помощью Directum RX цифровизировано 68 бизнес-процессов, в их числе:
• регистрация и рассмотрение входящей документации;
• внутреннее согласование и отправка исходящих писем корреспондентам;
• согласование и ознакомление с организационно-распорядительными документами (приказами, служебными записками, заявками);
• согласование, подписание договорных документов;
• быстрый поиск основных и связанных документов;
• прозрачность согласования на каждом этапе;
• контроль сроков согласования и исполнения документов.

Цифровизация охватила 100 пользователей, которые сегодня работают в Directum RX. Благодаря внедрению Directum RX в компаниях Лидеа и Танаис:
• снизились затраты на бумагу и пересылку документов;
• уменьшилось количество рутинной работы, сотрудники могут выделить
больше времени на производственные задачи и развитие;
• появилась возможность полноценной удаленной работы с помощью веб-
доступа к системе и мобильного приложения.