Цифровизация процессов в европейской компании Lidea и Танаис

Успешно завершен проект по внедрению Directum RX в облаке для европейской компании Lidea и Танаис. Проект стартовал осенью 2022 года. Команде предстояло выполнить работы по автоматизации задач: делопроизводство, управления договорами, согласования приказов, распоряжений, служебных записок.

Lidea — европейская семеноводческая компания, которая занимает одну из лидирующих позиций на международном рынке. Lidea предлагает аграриям высокорентабельные, индивидуальные, устойчивые решения для успешного возделывания сельскохозяйственных культур, присутствующих в севообороте в течение всего года.

ООО «Танаис» — это завод по производству семян масличных культур, включая подсолнечник, кукурузу, сорго, рапс, в г. Павловск Воронежской области.

Документы компании хранились на общедоступном сетевом диске, без какой-либо структуры. Это вызывало ряд трудностей с замещением сотрудников, разграничением прав доступа к информации, да и историю работы с документами невозможно было отследить. В качестве инструмента согласования использовалась электронная почта, поэтому сам процесс был непрозрачным для руководства. Дополнительные сложности возникали из-за территориальной удаленности головной компании и производства, а также частых командировок сотрудников.

Руководство ЛидеаРус и Танаис приняло решение организовать единое информационное пространство для хранения и обмена документами на базе ECM-системы. Необходимо было упростить и ускорить согласование документов, исключить их утерю, а также повысить исполнительность за счет всестороннего контроля над процессами. Всем требованиям отвечала программа Directum RX – масштабируемость и гибкость платформы, большая база готовых решений, и приемлемая стоимость.

Перед специалистами Группы компаний ФТ были поставлены следующие задачи:
• обеспечить единое структурированное информационное пространство;
• повысить внутреннюю безопасность работы с документами;
• разработать механизмы взаимодействия между сотрудниками компании в процессе работы над документацией с четкой регламентацией сроков исполнения поставленных задач;
• автоматизировать работу с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документаций, служебными записками и доверенностями;
• упростить, ускорить и регламентировать бизнес-процессы по созданию и согласованию договорных документов.

Проект выполнялся несколько этапов:
Этап 1. Инициация, планирование и организация проекта. Настройка системы.
Этап 2. Подготовка рабочей группы. В рамках данного этапа было проведено обучение рабочей группы компании курсам по настройке Directum RX. Общее время обучения – 24 часа.
Этап 3. Подготовка рядовых пользователей. Данный этап включал в себя подготовку рядовых пользователей по курсам: Введение в Directum RX, Использование модуля Договоры Directum RX, Использование модуля Делопроизводство Directum RX.
Этап 4. Сопровождение ПО на этапе опытно-промышленной эксплуатации. Проведены консультации для пользователей системы, а также внесены необходимые изменения в настройки системы Directum RX.

Делопроизводство. С помощью данного модуля была автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, а также процессы согласования организационно-распорядительных документов, работа с заявками. Для каждого из них был разработан свой типовой маршрут, который позволяет по заложенной логике, автоматически генерировать задания исполнителям, менять стадии жизненного цикла согласуемых документов

Управление договорами. Процесс согласования договоров в компании был оптимизирован и стандартизован с помощью модуля Договоры, что позволило выработать алгоритмы согласования для всех договоров компании. На основании составленных правил и зависимостей были разработаны типовые маршруты согласования для каждого подразделения в зависимости от специфики.

Работа из любой точки мира. Система Directum RX была развернута в облаке, поэтому с документами и задачами теперь можно работать не только в офисе, но и удаленно. Для доступа к системе 24/7 у сотрудников также есть мобильное приложение Directum Jazz.

Показатели по проекту:

96	102	68	4 месяца
настроенных видов документов	настроенных журналов регистрации	настроенных регламентов согласования	длительность проекта

По окончанию проекта были цифровизированы 68 бизнес-процессов, среди которых можно выделить:
• регистрация и рассмотрение входящей документации;
• внутреннее согласование и отправка исходящих писем корреспондентам;
• согласование и ознакомление с организационно-распорядительными документами (приказами, служебными записками, заявками);
• согласование, подписание договорных документов;
• быстрый поиск основных и связанных документов;
• прозрачность согласования на каждом этапе;
• контроль сроков согласования и исполнения документов.

Благодаря внедрению Directum RX в компаниях ЛидеаРус и Танаис снизились затраты на бумагу и пересылку документов, что привело к уменьшению рутинной работы. Появилась возможность полноценной удаленной работы с помощью веб-доступа к системе и мобильного приложения.