Экспобанк

АО Экспобанк — частный российский банк. Экспобанк представлен в 14 основных городах России — в Москве, Санкт-Петербурге, Новосибирске, Кемерове, Курске, Воронеже, Орле, Белгороде, Екатеринбурге, Перми, Уфе, Красноярске, Сургуте и Южно-Сахалинске. Среди клиентов Банка — 15 тыс. компаний и 185 тыс. частных лиц. По версии журнала EMEA Finance Europe Banking Awards, Экспобанк трижды признан лучшим банком, осуществляющим свою деятельность в России: в 2014, 2015 и 2019 годах.

Банк нацелен на эффективную работу по интеграции технологических решений и активно развивается в розничных нишах, автоматизируя бизнес-процессы. Деятельность любой крупной компании неизбежно связана с большим количеством платежей поставщикам и подрядчикам и обработкой множества входящих счетов на оплату. Каждый счет на оплату проходит процедуру согласования с разными участниками процесса, в том числе этап согласования с контролем остатка лимита денежных средств по статье бюджета/ центру затрат / контрагенту / периоду и т.д. С ростом масштабов банка количество обрабатываемых документов и затраты на их обработку увеличиваются. В связи с этим руководством банка было принято решение об автоматизации процесса обработка входящих счетов на оплату с применением интеллектуальных средств обработки документов.

→ Основные цели проекта:

• оптимизация процесса оплаты счетов на базе СЭД Directum;
• снижение трудозатрат на ввод в систему входящих счетов и отправку на согласование;
• сокращение времени на согласование и оплату по входящим счетам.

В ходе обсуждения проект был расширен и дополнен задачей автоматизацией процесса бюджетирования в части показателей административно-хозяйственной деятельности банка.

→ Основные задачи проекта:

• организация взаимодействия подразделений в рамках процесса бюджетирования и контроля исполнения бюджетов;
• автоматизация контроля бюджетных показателей;
• регистрация входящих счетов на оплату с обработкой интеллектуальной системой Ario;
• оптимизация процедуры создания Заказов на оплату;
• автоматическое формирование Календаря оплат в банковской системе.

→ Описание проекта:

Автоматизация процессов бюджетирования и согласования входящих счетов на оплату выполнена с использованием системы электронного документооборота Directum и системы бюджетирования. С целью построения единого информационного пространства с использованием сервисов интеграции реализована интеграция двух систем, а также учетной банковской системы Заказчика — ЦФТ.

В рамках процесса бюджетирования обеспечивается:

• ввод (или загрузка из excel-файлов) и согласование заявок на расходы подразделений (ЦФО) банка на плановый период;
• автоматическое планирование расходов на амортизацию на основе существующей картотеки объектов основных средств и нематериальных активов и планируемых к закупке объектов;
• автоматический расчет плановых показателей бюджета с получением бюджетных форм: Бюджет ЦФО; Бюджет расходов на амортизацию; Бюджет расходов на оплату труда; Бюджет налогов; Бюджет социальных расходов; Сводный бюджет.
• согласование и корректировка плановых бюджетных показателей;
• автоматическое обновление информации о «расходовании» лимита в форме Оперативный бюджет расходов и оплат (на основании согласованных и оплаченных счетов на оплату);
• расчет фактических показателей бюджетов на основании данных бухгалтерского учета;
• план-факт анализ отклонений фактических показателей бюджета от плановых показателей с использованием механизмов OLAP кубов данных.

В рамках процесса согласования входящих счетов на оплату реализован следующий порядок работы:

• Получив от поставщика товаров / услуг счет на оплату Инициатор направляет документ на специальный адрес электронной почты для обработки интеллектуальной системой Directum Ario. Если документ поступает от поставщика через систему электронного обмена Диадок, то он автоматически принимается и обрабатывается системой Directum Ario.
• Интеллектуальная система Directum Ario обрабатывает, распознает и извлекает текстовый слой из документа, а также классифицирует документ — является ли он счетом на оплату, или прочим документом. Если документ классифицирован, как счет то система автоматически «извлекает» из документа необходимую информацию (поставщик, дата и номер, сумма и т.д.) и заполняет карточку документа в системе Directum. Для АО Экспобанк важной информацией в счете кроме основных реквизитов заголовка также является табличная часть (спецификация) счета, поэтому система Directum Ario дополнительно «обучена» извлечению этой информации.
• После автоматической обработки документа системой Directum Ario, он направляется Инициатору для верификации и согласования. В процессе верификации Инициатор создает в системе Заказ на оплату и направляет документы на согласование по настроенному маршруту.
• В процессе согласования на любом этапе согласующий может выполнить проверку счета на соответствие лимита в рамках утвержденного бюджета. При запуске процедуры проверки в автоматическом режиме выполняется запрос информации в системе с формированием протокола проверки. На этапе согласования экономической службой банка контроль лимита осуществляется автоматически.
• По результатам согласования счета и заказа на оплату выполняется выгрузка документа в учетную систему ЦФТ для оплаты. Смена состояния документа в системе ЦФТ автоматически отражается в системах.
  

→ Результаты:

Результатом выполнения проекта является оптимизация и сокращение затрат участников процесса на всех его стадиях: формирование бюджетных форм, ввод и регистрация счетов на оплату, контроль лимитов, внесение документов в систему ЦФТ для оплаты, сбор фактических показателей бюджета и т.д.